Kanban: Gestión ágil de tareas y proyectos

Webmaster Emprende guru • 30 Enero 2018
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Realizar múltiples tareas para llegar a uno o más objetivos puede plantear complejidad en cuanto al seguimiento y asignación de tareas, desde algo simple como aprender a usar una herramienta, como puede ser organizar y ejecutar un evento, o algo más complejo como un proyecto de desarrollo de software o la ejecución de todo un proyecto de ingeniería, siempre se plantea el reto de controlar su ejecución.
Para esto existen diferentes metodologías, como lo son RUP, Kanban, Waterfall, SCRUM, etc. Las últimas se enmarcan en el concepto de metodologías ágiles. En el futuro escribiremos artículos al respecto de cada metodología. Este artículo se centra en KanBan, que es es una de las más simples y prácticas metodologías para la ejecución de tareas. 

¿Qué es Kanban?


Kanban es una palabra japonesa que se podría traducir como "marca visual" o "tarjeta". Es un tablero muy visual utilizado para implementar una metdología ágil, en la que muestra qué hacer, cuándo hacerlo y cuánto hacer. Esto promueve cambios constantes e incrementales en la ejecución de tareas y no es tan estricto o procedimental.
Kanban se inspiró en el "Toyota Production System y Lean Manufacturing". En la década de 1940, Toyota mejoró su proceso de ingeniería inspirandose en cómo los supermercados almacenan los racks o estanterías. El ingeniero Taiichi Ohno notó que los supermercados almacenan el producto suficiente para satisfacer la demanda, optimizando el flujo entre el supermercado y el cliente. El inventario solo se reabastecería cuando hubiera espacio vacío en el estante (una señal visual). Y debido a que el inventario coincide con el consumo, el supermercado mejoró la eficiencia en la administración del inventario.
Toyota trajo estos mismos principios a sus fábricas. Diferentes equipos crearían tarjetas (o Kanban) para comunicar que tenían capacidad adicional y que estaban listos para extraer más materiales. Estas mismas ideas se aplican a equipos de software y proyectos de TI en la actualidad. En este contexto, el trabajo en desarrollo (work-in-progress WIP) toma el lugar del inventario, y el nuevo trabajo solo se puede agregar cuando hay un "espacio vacío" en tablero Kanban del equipo. Kanban busca igualar la cantidad de WIP a la capacidad del equipo, mejorando la flexibilidad, la transparencia y la producción.

Tablero kanban

Kanban es una Herramienta visual, a través de un simple tablero todos los involucrados pueden ver todo el proyecto completo, ver que se esta llevando a cabo, que esta por ejecutarse y como finalmente se logran los objetivos.

Ejemplo de tablero
Kanban de ejemplo para la gestión de un proyecto de desarrollo de software

El tablero consiste en grandes bloques que contendrán tareas, estos bloques generalmente corresponden a las fases por las que pasa una ejecución de tarea, por ejemplo para proyecto personal podría ser algo tan simple como:

"Por hacer, Haciendo, Hecho"

Para un proyecto de desarrollo de software por ejemplo se tendrían más bloques  como por ejemplo:

"Backlog - In progress - Per Review - In Test - Done".  

Se pueden tener múltiples tableros kanban para un proyecto de acuerdo a los equipos y tareas que ejecuten. Sobre cada bloque inicia la rotación de tareas (concretas) o "tarjetas" generalmente estas tarjetas son de colores según su categoría, de acuerdo al proyecto los bloques generalmente tienen un límite de tareas y si el límite se ha cumplido solo se podrán poner nuevas tarjetas hasta que se libere espacio en su bloque, la limitación de tarjetas en la metodología impide la sobrecarga del equipo. Una buena clasificación en bloques, tareas concretas y un equipo comprometido asegura el éxito de la metodología Kanban.

Te invitamos a usar nuestra herramienta en línea para la gestión de proyectos con Kanban. Acá puedes obtener más información.